秘书长工作之我谈

网络文摘：（来源于北京福建企业总商会）文/吴绪彬

商会秘书处，是商会的常设机构。它既是一个执行机构，又是一个管理机构。对商会会长和商会领导班子而言，它是执行机构，但对广大会员来说，它又是管理机构，拥有管理整个商会日常事务的职能。
　　秘书长，顾名思义，他是整个秘书班子或秘书处的主要领导，他的工作性质，一是承上启下。他既是会长和主要会领导的助手、参谋，有责任帮助主要领导出思路、作计划、订措施，同时又有义务及时传递会领导的主要工作思路，指示精神和重大的工作布置。这既为让秘书处全体工作人员及时了解会长的工作指示精神和整个商会工作方向、目标，也让至少是理事以上的会员企业单位大体知晓商会的动向。二是秘书长的大量工作在于上下左右的协调工作，致力于协调好各方关系，有效整合商会内外的信息、资源。商会规模一大，人员情况自然相对复杂，大家对人、对事的看法不可能完全一致。何况一旦成为老板，各有各的性格、作风，甚至脾气，身为秘书长就要想法加强同各方人士的沟通，准确传递相互的想法、看法，并力图弥合分歧，求得最大限度的共识，以达到思想上的统一。因为只有思想统一，才有可能形成步调一致、团结协作，共同做好工作的大前提。若想做好上下左右的协调工作，有时有相当大的难度，有时甚至还会感觉自己身处夹缝之中，左右掣肘、左右为难。这时候作为秘书长就要有很强的心理承受能力，承受得起哪怕是不应该承受的心理压力，听得进一时哪怕不顺耳乃至难听的话。所以有的秘书长说，这个角色是个吃力不讨好的角色。但即使如此，这个职位总得有人担当。既已许诺，走马上任，起始就应有这种思想准备，调整好自己的心态，不急不躁，学会忍耐、等待。
　　秘书长的主要职责，一在于要出思路。商会会长或主要领导都是大老板或事业比较成功的较大老板，他们有自己的事业王国或自己的企业天地，其主要精力都放在拓展自己的事业上，不可能拿出更多的时间和精力来经营商会。对于商会，他们主要的是把握商会的发展方向，决策商会的重大事项和提出办好商会的总体思路。而如何具体经营好商会或如何开展商会的会务工作，更为具体的思路、计划、办法，主要将落在秘书长身上。因此作为秘书长，一定要有清晰的工作理念，懂得如何办好商会，或者说经营好商会；要有能力拿出短期或长期的工作计划，并制定切实可行的开展会务工作的办法和措施。因此，一个商会办得好与不好，很大程度上取决于会长和秘书长能耐的大小，身为秘书长，必须有很强的策划能力和执行能力，不能仅有机械的执行能力。
　　二是身为秘书长，必须学会紧紧依靠秘书处这个团队。秘书长再能干，也不能单纯依赖一个人的智慧和能耐，要明白任何人都不可能包打天下，一定要学会团结秘书处一班人，给他们以尊重、理解，施展才能的舞台、个人发展的空间，如能再加上对员工的关爱和有效的激励，引导他们最大限度发挥个人的才智，又能顾全大局，善于与人相处和做到分工不分家，主动相互支持、帮忙，那样才有可能达到1+1﹥2的效果，使整个秘书处心往一处想，劲往一处使，从而大大提高整体工作效率。这样的秘书处班子才有可能成为强有力的执行机构，一声令下，雷厉风行，忙而不乱，做任何工作都既快又好。所以身为秘书长就要加强自身的修养，提高自己的领导力，增强个人魅力和影响力，同时改进自己的工作作风，善于引导，带领秘书处全体同仁，得力执行会长的决策、指示和商会理事会形成的决议，切实地为全体会员，特别是为理事以上会员企业单位办实事，服务到位。
　　有人说秘书长是"干活"的，这话没错，但只是就相对于会长，主要会领导的全面领导和宏观管理职能而言。实际上秘书长"干活"，绝不同于秘书处工作人员的"干活"。就其职责更多的还是承担领导和管理的职责，只是更具体的领导和更微观一些的管理；同时他又必须是身体力行，许多事要亲力亲为，在关键时刻、场合，他必须处在第一线，用自己的实际行动，去影响秘书处工作人员，甚至其他的商会成员，起到整合人力和物力，形成不分彼此，通力合作的工作局面。
　　基于秘书长的角色定位及其工作的特殊性，要想做一个称职的秘书长，我认为应该具备以下的心理素质和多方面的才干。
　　1.必须有很强的心理承受能力。如前所述秘书长要承上启下，左右协调。对上，他的工作要对会长负责，但会长与秘书长是不同的个体，又处在不同的职位上。他们在如何开展会务工作，办好商会的理念、做法上，不可能完全一致。这种情况下在许多商会开展会务工作过程中都会出现。不一致很正常，遇到这种情况，有时可以通过沟通，达到大体的一致；但有时根本没有机会进行双向沟通，或经过沟通仍有较大分歧。在这种情况下，首先要自己换位思考，调换角色去思考问题，先领会，再思考，想通了坚决执行，一时想不通也要执行，然后找个合适的时机再沟通。或者根据实际情况，变通执行，不违原则，临机处置。但不管怎么想，怎么做，有时还难免会听话，也许你还会觉得委屈。基于这种情形，秘书长必须具有听得进逆耳的话，承受心理压力的思想准备。不要把不愉快放在心里，影响自己的工作情绪，更不能迁怒于秘书处工作人员。
　　2．要有很强的沟通、协调能力。秘书长的工作接触面比较广，要同商会内外各式各样的人交往、打交道。面对不同阅历、不同涵养、不同性格、不同作风的各式人物，最关键的是要善于与人相处，与人沟通，要学会同什么样的人都能友好相处，都能谈得拢。要以自己的热情、友善和得体的言谈举止，要用自己的真意实情去博得别人对你的好感和认可。只要这样才能最大限度团结各行各业的人，协调处理好各方面的关系，使整个商会逐步形成凝聚力、向心力，呈现团结、和谐的局面。一旦遇到矛盾分歧，要及时协调，妥善处理，拉近关系，弥合隔阂。切忌厚此薄彼，冷热有别；更不能来回传话，拨弄是非，人为制造不必要的矛盾、冲突。
　　3．要有较强的口头和文字表达能力。秘书长成天同商会各式各样的人打交道，如何让别人认同商会，认同商会秘书处，乃至认同你本人。首先要靠言谈话语，拉近关系距离。有效沟通想法，增进相互情感。说话，除有赖自身的学识才华，让讲话的内容变得丰富多彩之外，话还要说得比较得体，条理清楚，亲切自然。有时一句话，可以买下一颗心灵；有时一句话也可拒人于千里之外。但有机会直接面对面的接触、交流、相对于商会的广大会员和更多社会上的人，毕竟机会不多，因此更多场合要通过商会的网站，刊物形成的交流平台，广而告之，让更多的人了解商会。因此身为商会秘书长还应具备较出色的文字表达能力，凭借商会搭建的交流平台，把想说的话，想传达的信息，诉诸于文字。所以秘书长不仅要自己能写，还要培养手下人的笔下功夫，带领秘书处的工作人员共同办好网站、刊物。为树立商会的良好形象，也为传递商会信息，以扩大商会的社会影响力，提高商会的社会知名度。
　　4.要有组织、操办大型活动的能力。商会靠什么吸引各界人士，靠什么来聚拢习惯于单打独斗的商人的心气，以及扩大商会的社会影响力。就目前各商会的现状而言，通过举办大型活动不失为有效的手段之一。而举办大型的活动，则需要集中大量的人力、物力、财力，这就要求秘书长具备统筹兼顾，总体协调和现场调度、指挥的能力；同时又能总体策划，设计各个工作环节，既能全局在胸，又能落实具体细节，做到各个工作程序有机衔接、配合，环环相扣；人员安排合理，调度忙而不乱，使整体工作顺利运转。其间的关键基于合理授权，用人得当，监控松紧有度，调度井然有序，努力做到人人有事做，事事有人管，忙而不乱，乱而有序。
　　5.要有海纳百川的博大胸怀。身为秘书长，一定要有广阔的胸襟，能够容纳不同的人，听得进不同的意见。特别是要学会欣赏别人，真心待人，要以欣赏的眼光去发现别人身上的闪光点，虚心学习别人的长处，对上对下都应如此。不要怕别人超越自己。作为秘书长，不仅仅要切实负起责任，把商会秘书处的工作做好；还要花时间，下功夫，用心去爱护人才，发现人才，通过言传身教带出一支优秀团队，培养一支爱岗敬业，勤于学习，富有梦想，激情和创新精神，蓬勃向上的秘书处队伍。
　　我长期是原工作单位的一把手，又连续当了12年北京福清同乡联谊会的会长。但在去年北京福州商会成立之际，阴错阳差地担任商会的秘书长。从一把手一下子变为既是领导，又接受领导的秘书长，对我来说，角色变换是个关键，而我能做的是最大限度缩短改变角色的时间。但因为我不仅仅是商会的秘书长，同时还兼任其他单位，其他社团的职务，因此不断变换角色，不断改变工作内容，已深植脑海深处，逐渐成为习惯。
　　在商会秘书处工作的一年多来，有快乐也有苦恼，有欣慰也有不安。甜酸苦辣尝过，思想波动有过。但令我少些惭愧的是我尽力了，付出了。商会秘书处的工作越来越得到认可，尽管仍有不尽人意的地方。这除得益于林厚勇会长和主要领导的关心和支持外，让我感到幸运的是，我招聘了几位充满活力，奋发有为，爱岗敬业，工作麻利的员工。他们对我工作的支持和协助，对我的体谅和理解，对我工作中疏漏的弥补，都使我心动和感激。行文至此，也希望这篇文章，能多少有助于大家对各商会秘书长和秘书处工作的理解与体谅。让我们同心同德，和衷共济，为把商会办成极具向心力和影响力的在京闽籍商人之家而不懈奋斗。